Kto przetwarza Twoje dane, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej. Jak długo je przechowujemy, komu je powierzamy i z jakich praw możesz skorzystać.
Ostatnia aktualizacja: 29 września 2026
§ 1Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Mirosław Ngo Van, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą "Mirosław Ngo Van", NIP 1133205888, REGON 545099953, z siedzibą pod adresem ul. Wolska 105/107 lok. 31, 01-235 Warszawa.
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się pod adresem kontakt@gastroknowhow.com lub telefonicznie pod numerem 506 969 404.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych – nie ma takiego obowiązku ze względu na skalę i charakter przetwarzania.
§ 2Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający
W serwisie występują dwa różne rodzaje danych, do których stosują się różne zasady. Rozróżnienie to jest istotne dla ustalenia, kto odpowiada za jakie obowiązki.
Dane Klienta (osoby zakładającej konto): adres e-mail, dane rozliczeniowe, dane firmy. Wobec tych danych Administratorem jest Usługodawca i to jego dotyczy niniejsza Polityka.
Dane pracowników Klienta wprowadzane do serwisu (imię, nazwisko, stanowisko, grafik, zarejestrowany czas pracy, stawka godzinowa, kod PIN). Wobec tych danych administratorem pozostaje KLIENT – to on decyduje o celach i sposobach przetwarzania. Usługodawca jest wyłącznie podmiotem przetwarzającym i działa na udokumentowane polecenie Klienta.
Serwis udostępnia pracodawcy funkcję pokazania grafiku pracy pod linkiem działającym bez logowania – decyzję o jej użyciu i o tym, komu przekaże adres, podejmuje wyłącznie pracodawca jako administrator tych danych; zasady tej funkcji opisuje § 2 Umowy powierzenia. Jeżeli jesteś pracownikiem lokalu korzystającego z serwisu i chcesz skorzystać ze swoich praw (dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie) – zgłoś się do swojego pracodawcy, który jest administratorem Twoich danych. Usługodawca przekaże takie żądanie pracodawcy i udzieli mu wsparcia w jego realizacji, ale nie może samodzielnie rozporządzać tymi danymi. Zasady tego powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, dostępna pod adresem /umowa-powierzenia.
§ 3Jakie dane przetwarzamy
W związku z prowadzeniem serwisu przetwarzamy:
dane konta: adres e-mail, zaszyfrowane hasło, data utworzenia konta;
dane organizacji i lokali: nazwa, adres, NIP i REGON lokalu (jeżeli podane), konfiguracja godzin otwarcia i dodatków;
dane rozliczeniowe: wybrany okres (miesiąc albo rok), kwota, status i data płatności, identyfikator transakcji i rodzaj metody płatności nadane przez operatora płatności, data, do której opłacony jest dostęp;
dane do dokumentu księgowego podawane przy zakupie: nazwa firmy albo imię i nazwisko, NIP (w przypadku firmy) oraz adres;
zapisy akceptacji dokumentów: który dokument i w jakiej wersji został zaakceptowany i kiedy, w tym żądanie rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu na odstąpienie od umowy, składane przy płatności;
dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, data i wynik prób logowania (wyłącznie w celu ograniczania nadużyć);
dane statystyczne o odwiedzinach stron publicznych – wyłącznie po wyrażeniu zgody, patrz § 7;
dane z formularza kontaktowego – opisane osobno w § 6, ponieważ nie trafiają do bazy serwisu i mają własny okres przechowywania.
Nie przechowujemy danych Twojej karty płatniczej. Numer karty, data ważności i kod CVC są wprowadzane bezpośrednio u operatora płatności i nigdy nie trafiają na nasze serwery. Od operatora otrzymujemy wyłącznie informację o statusie i kwocie płatności, identyfikator transakcji oraz rodzaj użytej metody płatności.
§ 4Cele i podstawy prawne
Świadczenie usługi, prowadzenie konta i obsługa subskrypcji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości).
Rozpatrywanie reklamacji – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, ograniczanie liczby prób logowania i przeciwdziałanie nadużyciom – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie danych i ciągłości usługi).
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Statystyka odwiedzin stron publicznych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), którą możesz w każdej chwili wycofać.
Obsługa zapytania wysłanego przez formularz kontaktowy – art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO, szczegółowo w § 6.
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i korzystania z serwisu. Bez adresu e-mail nie jest możliwe utworzenie konta ani kontakt w sprawach dotyczących usługi.
§ 5Jak długo przechowujemy dane
Dane konta i organizacji – przez czas trwania umowy, a po jej rozwiązaniu przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, 6 lat dla pozostałych).
Dokumenty księgowe i dane rozliczeniowe – 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (obowiązek ustawowy).
Surowe zapisy czasu pracy (odbicia wejść i wyjść) oraz grafiki – 12 miesięcy, po czym są automatycznie usuwane. Po zatwierdzeniu miesiąca ich rolę dowodową przejmuje zestawienie rozliczeniowe.
Zatwierdzone zestawienia zamkniętych okresów rozliczeniowych oraz dziennik zdarzeń – 3 lata, czyli przez okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.
Rejestry prób logowania, prób wprowadzenia kodu PIN i prób realizacji kodów zasilających – 12 miesięcy.
Dziennik powiadomień otrzymanych od operatora płatności – 12 miesięcy. Służy wyłącznie wyjaśnianiu, dlaczego dana płatność nie została zaksięgowana; potwierdzenia wpłat przechowujemy jako dane rozliczeniowe.
Zapisy zgód na cookies – 12 miesięcy od ich wyrażenia, po tym czasie pytanie o zgodę pojawia się ponownie.
Wiadomości z formularza kontaktowego – do zakończenia korespondencji w sprawie, której dotyczy zapytanie, patrz § 6.
Usunięcie konta na żądanie Klienta poprzedza 30-dniowe okno, w którym żądanie można wycofać. Po jego upływie konto i powiązane dane są usuwane trwale. Okno to ma pierwszeństwo przed okresami wskazanymi powyżej.
Wieloletnia archiwizacja dokumentacji pracowniczej, wymagana przepisami prawa pracy, jest obowiązkiem pracodawcy i nie jest realizowana przez serwis. Służy do tego eksport danych do plików CSV, XLSX lub PDF, dostępny w panelu w każdej chwili.
Brak płatności nie powoduje natychmiastowego usunięcia danych. Dostęp do serwisu wygasa, a dane pozostają zachowane przez 3 miesiące od dnia wygaśnięcia dostępu i są ponownie dostępne po opłaceniu usługi. Przed upływem tego okresu wysyłamy przypomnienie na adres kontaktowy Klienta. Po jego upływie konto wraz z danymi jest usuwane. Ten sam okres wskazuje § 6 Regulaminu.
§ 6Formularz kontaktowy
Formularz na stronie /kontakt jest kanałem, z którego możesz skorzystać, nie zakładając konta. Przetwarzamy w związku z nim wyłącznie to, co sam wpiszesz: imię lub nazwę, adres e-mail, opcjonalnie nazwę lokalu lub firmy, wybrany temat oraz treść wiadomości.
Celem jest wyłącznie obsługa Twojego zapytania i udzielenie odpowiedzi. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy), a w zakresie zapytań niezwiązanych z zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi osobie, która się z nami kontaktuje).
Formularz nie zapisuje Twoich danych w bazie serwisu i nie ustawia w Twojej przeglądarce żadnych plików cookies. Wiadomość trafia wyłącznie na skrzynkę e-mail Usługodawcy i to ona jest jedyną kopią przekazanych danych.
Dane przetwarzamy wyłącznie do zakończenia korespondencji w sprawie, której dotyczy zapytanie – po jej zamknięciu są usuwane. Jeżeli korespondencja doprowadzi do zawarcia umowy, dalsze przetwarzanie odbywa się już na zasadach opisanych w § 4 i § 5.
Odbiorcą tych danych jest wyłącznie dostawca usługi wysyłki poczty elektronicznej, wskazany w § 9. Poza nim nie przekazujemy ich nikomu.
W celu ograniczenia nadużyć rejestrujemy liczbę wiadomości wysłanych z danego adresu IP w ciągu ostatnich piętnastu minut. Zapis obejmuje sam adres IP i moment wysłania – nie zawiera ani Twojego adresu e-mail, ani treści wiadomości.
§ 7Pliki cookies i statystyka
Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu. Dzielimy je na dwie kategorie:
Cookies niezbędne – konieczne do działania serwisu: utrzymanie sesji po zalogowaniu, bezpieczeństwo, zapamiętanie Twojego wyboru dotyczącego zgód, zapamiętanie adresu kampanii, z której trafiłeś do serwisu. Są stosowane zawsze, ponieważ bez nich serwis nie może działać; ich podstawą jest prawnie uzasadniony interes, a nie zgoda.
Cookies analityczne – służą do zliczania odwiedzin i sprawdzania, które strony są czytane. Stosujemy w tym celu Google Analytics 4. Są uruchamiane WYŁĄCZNIE po wyrażeniu przez Ciebie wyraźnej zgody i domyślnie pozostają wyłączone.
Jedno z cookies niezbędnych – „gkh_zrodlo” – zapisujemy, gdy wchodzisz do serwisu z odnośnika oznaczonego parametrami kampanii (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content). Zapisujemy wyłącznie wartości tych czterech parametrów, każdą skróconą do 64 znaków. Plik jest zapisywany na 30 dni i wyłącznie przez naszą domenę – nie trafia do żadnego podmiotu zewnętrznego. Jeżeli w tym czasie założysz konto, wartości zostają zapisane przy Twojej organizacji jako informacja o tym, skąd do nas trafiłeś, a sam plik zostaje z Twojej przeglądarki usunięty. Jeżeli konta nie założysz, plik wygasa i nic nie zostaje zapisane.
Ten plik nie zlicza odwiedzin, nie śledzi Twojego zachowania na stronach i nie służy do budowania profilu. Nie jest cookie analitycznym ani reklamowym i z tego powodu nie jest objęty zgodą, o której mowa niżej – jego podstawą jest prawnie uzasadniony interes Usługodawcy, polegający na ustaleniu skuteczności własnych działań informacyjnych.
Statystyka NIE działa w panelu po zalogowaniu. Google Analytics uruchamiamy wyłącznie na publicznych stronach informacyjnych (strona główna, cennik, FAQ, kontakt, strony prawne). Dane operacyjne Twojego lokalu – grafiki, godziny pracy, wynagrodzenia – nigdy nie są przekazywane do narzędzi analitycznych.
Adres IP jest anonimizowany przed przekazaniem do Google. Nie stosujemy cookies reklamowych, nie profilujemy odwiedzających i nie przekazujemy danych do celów marketingowych podmiotom trzecim.
Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookies” w stopce każdej strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Możesz również usunąć lub zablokować pliki cookies w ustawieniach przeglądarki – może to jednak ograniczyć działanie niektórych funkcji.
§ 8Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych do innego administratora,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
wycofania zgody w dowolnym momencie – w zakresie danych przetwarzanych na jej podstawie.
Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na adres kontakt@gastroknowhow.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.
§ 9Komu powierzamy dane
Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich danych podmiotom trzecim w celach marketingowych. Powierzamy je wyłącznie dostawcom niezbędnym do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania:
Supabase Inc. – hosting bazy danych i uwierzytelnianie; infrastruktura AWS, region Frankfurt (EOG).
Vercel Inc. – hosting aplikacji internetowej; USA / EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych.
PayPro S.A. (Przelewy24) – obsługa płatności; Polska (EOG).
Resend (Plus Five Five, Inc.) – wysyłka poczty transakcyjnej; region EU (Irlandia), EOG.
Google Ireland Limited – statystyka odwiedzin (Google Analytics 4) – wyłącznie za zgodą, wyłącznie na stronach publicznych; Irlandia (EOG).
Dane mogą zostać udostępnione również podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (organom podatkowym, sądom, organom ścigania) – wyłącznie na ich uzasadnione żądanie i w zakresie wynikającym z przepisów.
W razie zmiany któregokolwiek z dostawców Polityka zostanie zaktualizowana, a data aktualizacji widoczna na górze tej strony ulegnie zmianie.
§ 10Przekazywanie danych poza EOG
Dane przechowywane są co do zasady na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym – baza danych serwisu działa w regionie Frankfurt (Niemcy).
Niektórzy dostawcy infrastruktury mogą przetwarzać dane techniczne poza EOG. W takim przypadku przekazanie następuje na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami technicznymi, w szczególności szyfrowaniem transmisji.
§ 11Bezpieczeństwo i zmiany Polityki
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w tym: szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu na poziomie bazy danych ograniczającą widoczność danych wyłącznie do właściwej organizacji, haszowanie haseł i kodów PIN, ograniczanie liczby prób logowania oraz rejestrowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa.
Polityka może zostać zaktualizowana w razie zmiany przepisów, zakresu usługi lub listy dostawców. O istotnych zmianach poinformujemy na adres e-mail przypisany do konta oraz komunikatem w serwisie.
Niniejsza wersja obowiązuje od dnia 29 września 2026.